会议是一个重要的商务活动，在组织以及策划一个会议时，我们要从以下的接待流程去做，才会更好的做好会议，使会议的效果更佳。
一、会务工作总体思路
(一)周密计划
在我们策划会议的时候，会把每项任务都制订一项周密的工作计划。
(二)任务分解
将会务工作分解为各专项任务，明确分工、保证质量。
(三)责任到人
每项任务均有专人负责。
(四)逐项落实
计划的每个环节、步骤均须严格落实。
二、会前准备
(一)成立会务组
1、会务组组长：全部工作的统筹与总体的组织负责。
2、文秘材料小组：负责收集、组织、整理、编印会议材料，会议记录(及录音录像)、会议纪要与总结起草等。
3、后勤保障小组：负责会议的后勤保障事宜。
4、任务分解后形成《会务工作分派表》，并且还要有关责任人签字。
(二)明确会议概况
1、全体办会人员应明确会议概况，了解以下基本内容：
(1)级别与规模
(2)会议主题：围绕一个主题去做，更能突出会议的特色。
(3)参会人员：要统计出与会人员的姓名、联系方式、单位、职务等。
(4)会期与日程安排：会议日期、议程、天数、活动详细安排等。
(5)根据会议概况，按有关标准预算会议经费，签报分管领导批准。
(三)选定办宾馆
1、责任人：策划小组。
2、责任：在联系之前先了解清楚客户对酒店的相关要求，再对酒店有一定的基本了解，然后去联系，实地考察、比较。
应调查的项目包括：
(1)价格(客房、会场及其他服务项目的价位)
(2)设施(客房、会议室、休闲设施、环境等)
(3)服务(办会经验、餐饮质量、服务态度等)
(4)交通(便利与否)
(5)有无档期
(6)当期有无接待能力
3、综合比较后按优质低价原则选取一家，做出策划方案，再由分管领导批准。集团本部分管领导批准后，立即完成以下工作：
(1)与酒店确认各主要服务项目的收费标准与折扣
(2)根据会议预算领取支票
(四)下发会议通知、登录代表名单
1、责任人：文秘材料小组。
2、责任：在落实以上各项工作后，起草会议通知、报集团本部分管领导批准后下发各参会单位。通知内容应包括：会议主题、参会人员、会期安排、会议地点与联系电话、会务组联系人与联系电话、报到日期、有关事项(如要求自带有关材料、物品等)、会议回执、会址交通导引。
3、会议通知以传真(以后可包括电子邮件)、原件邮寄方式传达各参会单位。
会议通知下发后，会务组联系人负责按会议回执登录报名情况，形成《会议代表登记表》，制作会议名册。登录内容应包括：单位、姓名、性别、职务、民族、到达时间、是否要求接站等等。
(五)准备会议材料、用品
1、责任人：两组分工协作。
2、材料内容：会议材料由材料文秘小组负责整理、印制。除正式上会材料外，还应包括：
(1)会议代表名单(附上房间号)
(2)日程安排，各项活动地点及注意事项等
3、会议用品：会议用品由后勤保障小组负责，应准备的会议用品包括：
(1)与会领导桌签(可由酒店代为制作)
(2)会议代表证(可由酒店代为制作)
(3)会场条幅(可由酒店代为制作)
(4)文件袋、笔记本、笔(可由酒店代为准备)
(5)录音机、照相机、摄像机
(6)便携机、打印机及纸张、投影仪(可由酒店代为准备)
(7)花卉、水果及方便食品(可由宾馆准备，或自行购置、分发)
(8)药箱(备常用药品)
(六)餐饮安排
(七)会场安排
1、责任人的责任：
与宾馆紧密协调、现场核查，尽早落实以下工作：
会议室、领导临时休息室、各次分会的会场布局(大会还是圆桌会、座次安排、花卉摆设、话筒音响、灯光、摄影、摄像负责人等)
(八)文体活动安排
根据要求，做好文体活动的相关安排和策划。
(九)房间安排
1、责任人：后勤保障小组。
2、责任：在确定了参会代表名单之后，即在宾馆订房、安排房间，包括：
(十)《会议册》
三、会中服务
(一)接站
根据地点和时间，安排好车辆去相应的站接与会人员。
(二)签到
(1)在正式报到前日，应完成以下工作：
①将分装好会议材料的文件袋运至宾馆
②统一领取代表餐券并分装至文件袋
③统一领取代表房间钥匙
④在房门上粘贴印有代表姓名的纸张
⑤花卉、水果等分发到各房间
⑥准备好签到簿、订票登记单等待用
(2)签到工作包括以下环节：
①在宾馆门厅悬挂欢迎条幅(或设置欢迎引领标牌)
②在宾馆门厅设置签到处、专人负责签到
(3)代表签到过程包括
①在《会议房间安排表》上签到
②领取会议文件袋
③领取房间钥匙
④确认返程日期及订票
四、会后收尾
(一)退房、送站
(二)结账
我们会根据原先制定好的相关结账注意事项，去做好最后这么一步。
