在会议的决策过程中，会议的组织机构、问题、项目内容不同，决策的程序也不同，不管是会议的整体策划，还是会议中具体的活动策划，都需要依照科学的、具体的程序以及一定的步骤、章法去思考问题，科学的策划程序包括确定目标、设计方案、执行方案这三大基本步骤。
（1）确定目标。确定合理的目标是会议策划的起点和重要环节。
①要明确策划的主题。目标不能脱离会活动主题。在策划过程中，最重要的是明确主题。从复杂的头绪中，针对目标，抓住重点；在解决问题的过程中，再有效地细分，选择解决问题的切入点，从而更有效地解决问题。
②要明确策划的重点。挖掘出策划的对象。并制定出策划对象的工作程序及标准，主题的明确，有利于具体工作的开展，是成功策划的重要保证。
③要收集相关资料。对这些信息资料需要一定的删减处理，并进行加工，才可能成为策划创意的切入点。通过对资料的整理和分析，逐渐形成创意的维形。
（2）设计方案。实现会议活动目标是会议活动策划的终极目标，因此方案设计的各个环节和方面都要围绕如何实现目标而展开，并制订具体行动的途径和方法。设计方案时需要注意的原则：
①要遵守量力而行的原则。从自身现有的条件、具备的能力出发，考虑项目的经费预算；同时，要尽可能挖掘内部潜力，充分利用内部条件和有利因素。
②要大胆创新。对于策划而言，创新是关键。会议活动策划也是如此。
③要细致全面。会议策划方案考虑的是整个活动，因此，需要多方面的考虑，既顾全到会议活动的各个细节，又要体现出方案的独创性。方案最后要形成文字稿，即策划书。策划书的写作需文字简明扼要，顺序合理清楚，主题鲜明，必要时可辅以图表、实物照片，设计模型等。
（3）执行方案。通过会议策划书，已基本确定会议实施的方案。最后需要制定各个步骤的实施细则，为确保方案的正确实施需做到：
①防范措施。为避免意外，会议策划方案的实施也必须事先做好防范措施，准备好不同的预案，以备不时之需。同时，可以根据临时状况，随时启用。
②评估措施。既可以是对整个过程的总体评估，也可以是阶段性的评估。对会议策划过程来说，策划书的完成不代表策划的结束，保证方案的有效执行并且对策划经过和结果做充分的分析、探讨，汲取经验或教训，并在下次策划中将其改善，如此才是一项完整的会议策划工作。
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