不管是会议活动还是展览展示，都离不开场地布置这个环节，根据活动的规模对于搭建的需求也是不一而就，但是其中重要的几个环节却是大同小异：签到处布置、会场设备、会场摆台、会场装饰。
一、签到处布置
签到处布置的作为第一个环节，同时也是最重要的一个环节，签到不仅起到一个核定出席年会人数登记姓名的作用，同时签到环节还是一个提供沟通，暖场以及奠定前期会议气氛的环节。所以签到环节不容忽视，而且巧妙专业的签到安排往往比会议本身更能给与会人留下深刻的印象。
二、会场设备
近几年不难发现，市场上的会议设备花样越来越多，主要的诱因是主办方在这方面的要求也在不断的提高。不管是高质的音响还是大幅面的投影设备，搭配上精心设计的主题年会背景，不管从哪个角度都能凸显出场地布置的精心以及主办企业的实力和风采
三、会场摆台
会议摆台可能是你最不会花心思的地方，一般你会觉得这不外乎几种形式，课桌、剧院、鱼骨等等，然而事实上当你现场操作中你就会发现，摆场才是最困扰自己的难度，往往照成这个原因是参与规模与场地规格的冲突，因此除了会前对会场进行仔细的考究之外，现在的临时变通更加重要。
四、会场装饰
会场装饰放在最后，确实它经常被主办方认为是可无的环节，有时候因为预算被卡掉，有时候因为会议活动的严肃性并不适合做会场装饰，所以更多的会场装饰会出现在年会等比较活泼的会议活动类型里。
大型会议活动搭建需要注意哪些问题
一、明确你的义务
你要不要支付安装设备的工作人员的伙食费?就餐时间计不计入工时?员工伙食费是另外计费，还是含在合约服务公司列出的书面预算里?有时你是不必支付伙食费的，但要确认清楚。你是否需要多交布场押金?酒店布场是不是需要另外交布场费。灯光师们和舞台工作人员就餐的时间安排可能不同，确定有谁负责和监督所有的就餐事宜。
二、试听设备安装拆卸时间
如果你雇佣两家不同的服务公司，一家负责舞台，另一家负责视听，那么一定要保证它们清楚对方的日程安排和时间表，以避免冲突。最理想的情形是：负责舞台的公司能够同时完成视听设备，灯光和舞台布景等工作。最好找到一家可以满足你所有要求的提供成套服务的公司，但是，要权衡全套服务和单独服务的价格。你可能只需要一个简易的舞台，而对灯光和视听的要求不亚于摇滚音乐会，或者你需要复杂的舞台却要求有简单的照明。了解一下，看着提供成套服务的公司是否拥有你需要的设备，或者是否可以根据你的需要租用设备。你要保证获得最能满足你要求的设备，而不是单单使用现有的设备。
三、视听设备的卸车和安装是否有要求?
在安装视听设备的工作人员到达之前，需要进行什么安排?比如，吊灯要不要拆卸，进场的门高度够不够，通风口要不要关闭以防止噪音等等。能否在最大程度上保证安装工作的顺利进行?又比如，你需要为工作人员做哪些准备，以保证留给他们最多的工作时间?你当然不希望安装队伍到场以后还要等到别人腾出大厅和过道，你必须比他们先到场，为他们的到达做好准备工作。
四、还有什么额外开支需要列入预算
了解所有可能发生的额外开支。比如，总帐单中，人员工资和电费是定额收取的，还是根据实际使用量收取?根据该场地以往所举行的会议活动情况估算一下开支，将估算值列入预算。同时，留出预算10%的预备金，实际的花费少于预算总比超过预算要好。还有，一定要索取场地书面的开支预估。
